Дословный перевод модного сейчас слова «тайм-менеджмент» – это управление временем или организация времени. Чтобы добиться успеха в профессиональной сфере, а также жить без излишней суеты и нехватки времени, важно правильно распределять свое время.
Принципы организации времени
Существуют некоторые базовые принципы управления своим временем, осознание и применение которых позволит сделать вашу жизнь более приятной и организованной. Во-первых, надо осознать ценности времени – важный принцип гармоничной жизни. Нужно ценить его, тратить только на главное. Во-вторых, чтобы начать какое-то дело, ответьте себе на несколько вопросов:
- «Зачем это делать?» С помощью ответа на этот вопрос отсеются ненужные и неважные дела.
- «Почему именно я делаю это?» Ответ на этот вопрос подразумевает возможность делегирования каких-то обязанностей.
- «Почему надо делать это сейчас?» Определяется срочность, либо несрочность дел, соотносятся уже имеющиеся дела с появлением нового задания.
- «Почему я действую именно так?» Можно выбрать наиболее оптимальный, хоть и новый способ действий.
Нужно научиться измерять время событиями. Все привыкли измерять свое время часами, минутами, секундами, но на самом деле жизнь заключается в событиях, произошедших за это время. Когда вы начнете думать о произошедшем с вами, например, за день, у вас появится другое отношение ко времени. Выработайте себе такую привычку — это сильно поможет в жизни.
- Расставляйте приоритеты. Когда вы выполните предыдущий пункт, вам захочется, чтобы ваша жизнь состояла из ярких, важных событий. Вы перестанете тратить время на бессмысленные вещи.
- Исследуйте, на что вы тратите время. Ознакомьтесь со способами проведения хронометража, применяйте наиболее адекватные для вас способы, фиксируйте свое время. Результаты такого хронометража позволят вам узнать, что занимает ваше время напрасно – так называемые хронофаги или поглотители времени. Среди них часто встречаются следующие: долгое сидение в интернете или у телевизора, неправильное ведение дел, неорганизованность, звонки и встречи с «неважными» людьми.
- Ставьте перед собой цели. Когда вы ставите перед собой четкую, осязаемую и осознаваемую цель, достичь результата удастся быстрее. Как известно, постановка цели – уже полдела. Есть некоторые известные способы постановки целей, например, метод SMART-целей, который рассматривает их свойства: конкретность, достижимость, измеримость, реалистичность и привязанность к определенному времени.
- Сохраняйте порядок в делах. Этот порядок должен быть как в хранении деловых документов, так и чистоте делового костюма. Порядок во всем позволит сэкономить достаточное количество времени при поиске документов или сборе на деловую встречу.
- Старайтесь планировать. Чтобы достичь определенных целей, нужно составить подробный план своих действий, который ко всему прочему позволит отслеживать ваши достижения на пути к реализации цели.
- Занимайтесь интересным для себя делом. Лучше начать жизнь почти заново, получив новую специальность, уйдя в другую сферу или уволившись с работы на вольные хлеба, чем всю жизнь заниматься нелюбимым и не доставляющим удовольствия делом.
- Ищите мотивацию внутри себя и во внешнем мире. Постоянно видя свои цели, записанные на ярких красивых карточках или рабочем столе компьютера, появляются силы для совершения поистине невозможного. Мотивируйте себя, если кажется, что цель не только не приближается, но еще и отдаляется от вас.
- Используйте полезные для себя современные методики тайм-менеджмента. О них пойдет рассказ ниже.
Некоторые техники тайм-менеджмента
Чтобы правильно относиться ко времени и распределять его, каждый человек старается придумывать способы специально для себя. Но есть некоторые придуманные другими авторами интересные методики, которые эффективно применяются многими людьми:
Разделяйте все цели по срочности и важности. То есть все цели делятся на 4 вида: срочные важные, срочные неважные, несрочные важные и несрочные неважные (есть ли смысл их ставить?). Достигайте результатов в зависимости от срочности и важности целей.
Учитывайте свои биоритмы при планировании работы. Если вы знаете, что принадлежите к «совам», то не ставьте на утро выполнение каких-то важных или требующих большой концентрации дел.
Не откладывайте первый шаг в большой работе. Если вам нужно выполнить какой-то большой отчет или работу, сделайте один первый шаг, чтобы не бояться начинать масштабное дело. Оформите титульный лист, проставьте номера страниц, выберите нужные настройки полей, интервалов и символов. Потом можете закрыть документ, предварительно сохранив его. В следующий раз вам не будет страшно садиться за работу, ведь начало уже положено.
Используйте время ожидания с пользой. Если вы часто передвигаетесь на общественном транспорте или на машине с водителем, во время поездки можно прочитать какую-то важную или интересную книгу или ответить на электронную почту. Если вы сидите в очереди к врачу или чиновнику, разберите записи в ежедневнике с прошлой недели, структурируйте важную информацию. Не теряйте время даром.
Ограничение беспокойства по Карнеги. Данный метод означает, что при принятии какого-либо незначительного решения вы отводите на это решение только строго определенное время, а дальше действуйте по заранее придуманному плану или действуете наугад. Некоторые называют это «знаками». Например, если вы решаете, поехать вам на работу на такси или подождать автобус, отведите для себя минут 20. Когда 20 минут истекут, а автобус так и не появится, смело езжайте на такси.
Не пользуйтесь стикерами и мелкими бумажками для записи информации. Заведите плотную тетрадь или блокнот, куда вы будете записывать всю информацию, требующую фиксации в конкретный момент. Если вам понадобится какая-то информация из нее второй раз, например, телефон или адрес, перепишите их в записную книжку или другое постоянное место. Остальная информация, которая вам больше не будет нужна, пусть будет в этой тетради, которую через год или полтора вы без проблем выбросите. Если информация из нее так и не понадобится за это время, скорее всего, она не понадобится никогда.
Храните документы в порядке. Помечайте папки с определенными документами определенным цветом, складывайте в определенное место, проведите ревизию своих бумаг хотя бы раз – освободится огромное количество времени, которое часто тратится на поиск конкретного документа.
Для гармоничной жизни важно испытывать эмоции, помогать другим, двигаться к цели и т.д.
Всегда анализируйте прошедший день
В конце каждого дня задумайтесь о том, что было в вашем сегодняшнем дне. Чтобы ни один из параметров не выпал, используйте свои пальцы для этого:
1. Мизинец (М) – мысли, информация (Что нового я сегодня узнал?).
2. Безымянный (Б) – близость к цели (Что я сегодня сделал на пути к цели?).
3. Средний (С) – состояние (В каком эмоциональном состоянии я сегодня находился? Как боролся с негативом?).
4. Указательный (У) – услуга, сотрудничество, помощь (Чем я сегодня помог людям? Как изменились мои отношения с коллегами?).
5. Большой (Б) – бодрость, здоровье (Что я сделал, чтобы хорошо себя чувствовать и быть в хорошей форме?).
