Что такое Getting Things Done и какие преимущества у этой системы

В большом городе, чтобы все успевать, современному человеку приходится каждый день выполнять множество задач и удерживать в голове огромное количество информации. И часто бывает так, что нечто важное упускается или забывается. Чтобы этого не происходило, люди разработали специальные методологии.

Getting things done – (в переводе с английского доведение дел до конца) — уникальная система, описанная в книге Дэвида Аллена, которая помогает адаптироваться к бешеному ритму жизни, все успевать и получать удовольствие от свободного времени.

GTD — что это такое

Getting tings done или GTD-система была разработана в 2001 году Д. Алленом для людей, которые живут в современном ритме жизни и хотят все успеть. Это могут быть и бизнесмены в крупных корпорациях, и домохозяйки, и студенты, и люди творческих профессий.

Методология GTD основана на принципах тайм-менеджмента — планировать, делать вовремя и успевать. Эти принципы помогают получить довольствие от жизни и работы, а не бесконечно получать стресс, думая, что что-то упущено или не доделано.

Важно: основная идея системы планирования GTD – освободить разум человека от большого количества ненужной информации, путем ее систематизации и перенесения на печатный или электронный носитель.

Освобожденный от текущих задач, мозг начинает генерировать мысли и идеи, которые помогут улучшить рабочие или творческие процессы.

Существует несколько постулатов, без соблюдения которых действие модели GTD обречено на провал:

  1. Освободить разум от мелких задач. Записывать как можно больше. Особенно предстоящие важные события или текущие задачи по работе, если их несколько.
  2. Простота. Чем проще и быстрее производятся необходимые в методе GTD записи, тем лучше. Не обязательно устанавливать приложение на персональный компьютер, если для того, чтобы зафиксировать информацию его нужно каждый раз включать. Лучше использовать блокнот.
  3. Чтобы закончить дело, нужно придумать, как его решить, а не искать причины, почему оно возникло.
  4. Забыть о многозадачности. Выполнение нескольких дел одновременно приведет к тому, что будут сделаны плохо все. Необходимо сконцентрироваться и выделить время для решения одной конкретной задачи.
  5. Составить порядок решения задачи.
Рекомендуем ознакомиться:  Как завершать начатые дела

Как работает методология GTD

Работа в технике GTD основана на четырех основных шагах, которые необходимо освоить в первую очередь. Рассмотрим подробно шаги методики.

Сбор информации по задачам

Требуется в самом начале определить задачи, которые нужно контролировать для успешной работы, а также найти способ отображения таких задач. Можно использовать ручную запись, приложение, в общем, любой удобный формат.

Важно. Используйте один способ сохранения, иначе записи могут затеряться.

Обработка информации

Сплошной не систематизированный список задач не сможет работать на своего хозяина эффективно. Требуется структурировать его по нескольким критериям. Тогда разобраться будет легче и все необходимые записи будут под рукой.

Систематизацию следует проводить по диаграмме рабочего процесса Аллена, ответив на несколько вопросов:

  • Что это за задача?
  • Какой должен быть результат?
  • Нужны ли какие-то действия?
  • Какое действие следующее?
  • Сколько времени оно займет?

Организация результата

Ответив на вопросы, вам будет легче правильно распределить задачи. Не стоит записывать каждую мелкую задачу, которую несложно выполнить прямо сейчас или в ближайший час. Лучше разделить одну крупную задачу на несколько более мелких, которые поэтапно приведут к решению.

В зависимости от предстоящей работы, можно выбрать два пути действия:

  1. Делегировать работу другому лицу, которое справится лучше или более профессионально в этом вопросе.
  2. Отложить трудновыполнимую задачу. Это делают в том случае, когда выполнение в ближайшее время невозможно из-за отсутствия времени или средств либо когда работу потребуется выполнить только при возникновении определенного события.

Выбор и выполнение действия для каждой задачи

Определить порядок действий, которые помогут выполнить рабочую задачу. Выполняя такие действия поэтапно и выделяя для каждого определенное время, вы достигните основной цели. Это произойдет быстрее и эффективнее, кроме того, останется свободное время, которое можно применить с пользой.

Рекомендуем ознакомиться:  Обзор популярных авторских систем тайм менеджмента

Какие сервисы подходят для работы по GTD

Когда в 2001 году Д.Аллен разработал систему, написав книгу «Как привести дела в порядок», ему не хватало только одного — способов ее реализации. Он жаловался на отсутствие электронных помощников в системе GTD и возлагал большие надежды на то, что в скором времени они появятся.

Важно. Существует более 100 приложений, которые работают с этой методологией.

Рассмотрим самые распространенные из сервисов.

Smthngs

Smthngs — бесплатный браузерный сервис, который помогает работать с использованием системы GTD.

Основное удобство в том, что вход в систему выполняется через браузер, и он доступен с любого устройства. Сохраняет данные в облаке.

Evernote

Evernote — программа, которая хранит данные в облаке и используется для быстрых записей. К странице можно приложить только что сделанное фото или уже существующий файл с пометками.

Trello

Trello — бесплатный онлайн-сервис, используемый для организации рабочего процесса не только отдельного человека, но и рабочей группы.

Wunderlist

Wunderlist – один из рабочих инструментов Google. Своеобразный электронный ежедневник. Приоритет сервиса в том, что он может сортировать задачи по дате, важности, заданной категории. Присылает уведомления и позволяет оставлять пометки в комментариях.

Есть несколько инструментов для реализации системы GTD Дэвида Аллена:

  1. Сопряженные между собой устройства Apple, которые помогают получить доступ к одним и тем же документам, событиям в календаре, таск-приложениям.
  2. Ту же систему, что и Apple, реализуют продукты Google, которые связаны единой учетной записью Gmail.

Преимущества и недостатки методики GTD

Чем больше сторонников у этой техники, тем больше можно выявить ее положительных и отрицательных сторон.

К безусловным плюсам методики относятся:

  1. Четкая организация рабочего процесса.
  2. Возможность обратиться к той или иной задаче в любое время суток.
  3. Избавление от ежедневного стресса, связанного с большим количество задач.
  4. Удобная система меток, когда сложно отнести рабочую задачу к какому-то конкретному виду.
Рекомендуем ознакомиться:  Основные принципы тайм менеджмена для старшеклассника

Отрицательные стороны:

  1. Методика работает хорошо с краткосрочными задачами. В долгосрочных планах приходится создавать много этапов, что само по себе отнимает много времени.
  2. Техника универсальна, но она не позволяет составить личный план решения задачи.
  3. Освоить сложно — приходится изучать множество материалов, чтобы четко понять что такое GTD.
  4. Выставление приоритета на главную задачу. Это может привести к тому, что выполняя много маленьких этапов, не хватит времени на основной.

Заключение

Итак, методика GTD весьма удобна для современного ритма жизни. Она помогает решить глобальные рабочие процессы, разбив их на маленькие и менее сложные, тем самым повышая эффективность рабочего процесса.

Хотя методика подходит не всем, ее лидирующая позиция в сфере тайм-менеджмента неоспорима.

Оцените статью
Добавить комментарий