10 основных правил тайм менеджмента

«Нет ничего более легкого, чем быть занятым,  и нет ничего более трудного, чем быть результативным».

Ален Маккензи.

Тайм-менеджмент, как область прикладной психологии, получил сегодня огромную популярность. Это не удивительно, ведь так или иначе с дефицитом времени сталкиваемся мы все. Студенты, бизнесмены, старшеклассники или домохозяйки, стресс от вынужденного цейтнота в той или иной степени доводилось испытывать каждому.

Система тайм-менеджмента — это набор инструментов и методик, которые позволяют оптимизировать расход времени, использовать его максимально продуктивно.

Важные принципе поиска свободного времени и управления им

Система тайм-менеджмента изначально была разработана для людей, желающих достигнуть максимальных результатов в бизнесе. Но, как показала практика, методика легко адаптируется к запросам любого человека, позволяя оптимизировать работу, учебу, повседневные дела. Специалисты по тайм-менеджменту советуют работу по изменению своей жизни начать со следующих действий:

1. Четко определите свои основные жизненные цели и обозначьте пути их достижения. Установите реальные сроки, в которые должен быть достигнут результат, и не меняйте их. Корректировке подлежат только промежуточные планы;
2. Запишите цели «вехи» на пути к главной. Это должен быть план на 3-5 лет вперед, в котором последовательность действий расписана по месяцам;
3. Повседневные дела ранжируйте по мере их важности, приоритетными служат те, которые приближают вас к цели. Разделяйте рабочее и личное. Близкие люди не менее важны, чем карьерный рост;
4. Список повседневных дел составляйте накануне, чтобы иметь перед глазами четкую картину будущего дня. Для этого можно завести бумажный ежедневник, электронную книжку или установить в телефоне программу типа «Органайзер LeaderTask». Держите эти записи на виду, чтобы иметь возможность контролировать выполнение поставленных задач;
5. Составляя рабочий распорядок, учитывайте биологические ритмы. Ученые установили, что наиболее эффективно мозг работает утром, в период с 8 до 11 часов. В это время лучше выполнять дела, требующие максимальной концентрации. «Офисную текучку» можно одолеть ближе к окончанию рабочего дня;
6. Концентрируйтесь на работе, не позволяйте себе отвлекаться, а другим вас отвлекать. Доводите до конца одно дело, прежде чем браться за другое. Содержите в идеальном порядке рабочее место. Это дисциплинирует и позволяет экономить драгоценное время;
7. Хвалите себя за хорошо выполненные задачи. Поощрение служит дополнительным стимулом к работе. Моральное удовлетворение не менее важно, чем материальный аспект;
8. Вместо того, чтобы тратить время на выполнение всей работы самостоятельно, делегируйте ее тому, кто сможет сделать ее более профессионально. Не забывайте контролировать выполнение поручений;
9. Скажите твердое «нет» бесполезным занятиям. Спросите себя, желаете ли вы потратить свою жизнь на пустую болтовню, бесцельное блуждание в Интернете, просмотр бессмысленных ток-шоу? Осознав проблему, вы сможете освободить время для более важных дел;
10. Каждый день делайте хотя бы одно дело, приближающее вас к главной цели.

Как может показаться на первый взгляд, система тайм-менеджмента рассчитана на то, чтобы превратить человека в робота, который только трудится день и ночь. Но это совсем не так. Управление временем позволяет, используя доступные инструменты планирования, выбирать схему наиболее продуктивную, требующую наименьших затрат. Проще говоря, освоив данную систему, вы сможете работать меньше, но с большей результативностью.

Как бороться с пожирателями времени?

В тайм-менеджменте для обозначения действий, которые не приносят никакой пользы, но поглощают массу времени, был придуман специальный термин «хронофаги». Как выглядят «пожиратели» драгоценных часов и минут и как с ними справиться?

Самыми распространенными отвлекающими факторами являются СМИ. Телевизор и Интернет есть практически в любом доме. На просмотр новостей или сериалов, общение в Социальных сетях тратится немало времени. И если телевизор еще можно использовать как удачный фон к скучным занятиям вроде готовки или глаженья белья, с Интернетом этот фокус не пройдет. Он поглощает внимание полностью, человек попросту теряет контроль над временем. Бороться с такими тайм-киллерами надо только кардинальными способами. Аккаунты в Соцсетях необходимо просто удалить, а просмотр телепрограмм свести к минимуму.

Перекуры вредят здоровью и поглощают время. Чтобы выкурить одну сигарету нужно 3 минуты, на пачку уйдет целый час. Вполне достаточно, чтобы провести тренировку в спортивном зале. Бороться с вредными привычками очень нелегко, особенно если это зависимость психологическая, как часто бывает с курением. Тем приятнее будет записать эту победу на свой счет.

Долгие разговоры по телефону отнимают время, которое могло быть потрачено с большей пользой. Не нужно стесняться прервать собеседника, который злоупотребляет пустой болтовней. Любой человек вправе требовать уважения к своему времени.

Просмотр электронной почты тоже превращается в злостного пожирателя времени, если отсутствует система работы с корреспонденцией. На такие дела нужно отвести минимум, которого будет достаточно для того, чтобы прочесть важные письма и ответить на них. Достаточно заглядывать в почту пару раз в день, утром и вечером, чтобы держать все под контролем.

Что делать, если время тратится не по нашей вине?

Все вышеперечисленные ситуации создаются самим человеком, а значит, при определенных усилиях с его стороны могут быть скорректированы. Но что делать, если обстоятельства не зависят от нашей воли? Автомобильные пробки, очереди в кассе гипермаркета, ожидание непунктуального клиента.  Все эти минуты, а иногда и часы, «гуру» тайм-менеджмента предлагают провести с пользой для души и тела.

Пробки — бич современных городов, но с ними вполне можно справиться. Самым простым решением будет правильно составленный маршрут или изменение личного расписания. Лучше приехать на работу на час раньше, чем провести то же самое время в душном автомобиле. Иногда общественным транспортом добраться намного проще и быстрее, чем на собственной машине. Такой вариант тоже имеет право на существование. Но если избежать пробки не удается, к ней надо подготовиться. В автомобиле можно заняться чем-то полезным, обдумать новый проект, или просто отдохнуть, расслабиться. Единственное, чего в пробке делать не стоит, это нервничать.

Американский писатель, известный бизнес-тренер Дэн Кеннеди в своей системе «Жесткий тайм-менеджмент» сформулировал правило, позволяющее избегать лишних затрат времени при решении бытовых проблем. Звучит оно так: «Держитесь подальше от стада». Поездка за продуктами по воскресеньям или заселение в гостиницу вечером пятницы это стопроцентно долгое ожидание своей очереди, которого вполне можно было избежать. Впрочем, это время тоже можно потратить не напрасно, делая, к примеру, скрытую гимнастику.

Простые правила тайм-менеджмента значительно упрощают жизнь, позволяют найти время на любимое хобби, занятия спортом, путешествия, отношения, встречи с друзьями. Перед тем, кто освоит базовые принципы управления временем, откроются новые возможности самореализации, личного и профессионального роста.